A l'instar de la plupart des grandes entreprises et institutions internationales, la culture du partage en temps réel des informations stratégiques, pour le pilotage éclairé des activités n'est pas encore un acquis à la Commission. Il s'agit entre autres de l'accessibilité des données sur l'état et le niveau d'exploitation des ressources humaines (statistiques, masses salariales, marché interne de l'emploi, mobilité, etc. et financières (recettes, budgets, engagements, réalisés, etc.) et l'état et le niveau et d'avancement des travaux (études et mise en oeuvre des politiques, des programmes, des activités et des projets). La gestion quasi-manuelle des activités et donc de l'information a également pour conséquence désavantageuse, une interprétation non uniforme car non partagée en ligne, des textes administratifs et juridiques qui doivent régir les attributions de l'institution et le cadre de travail des personnels. Pourtant, l'utilisation des outils informatiques et de télécommunication déjà fonctionnels dans l'institution ou plus généralement, les remarquables possibilités offertes par les TIC, aurait certainement permis de mieux gérer le partage en temps réel de la connaissance, pour le traitement efficient et le suivi des dossiers. En effet, la Commission dispose d'outils métiers et d'un environnement de collaboration performants. Elle a certainement et simplement besoin d'un véritable programme de conduite du changement, qui emmènerait le personnel à partager la bonne information au format numérique pour la rendre accessible de partout, sans délais et à moindre coût, afin de faciliter les décisions éclairées. L'approche top down qui fonctionne en général, est d'abord d'aider les décideurs à aller chercher l'information de manière naturelle vers une base de connaissance partagée et ensuite améliorer et accélérer la mise à jour automatique via les données produites par le personnel, dans le cadre des activités quotidiennes. La présente étude propose une méthodologie de capitalisation des connaissances pour optimiser les procédures et les processus dans une institution quelconque, avec une application à la Commission de l'UEMOA.